Fișa de Magazie: Ce Este, Cum Se Completează și De Ce Contează

Dacă administrezi un depozit, o mică afacere cu produse fizice sau ești responsabil de gestiunea stocurilor, probabil ai întâlnit deja termenul fișă de magazie. Poate ți-a cerut contabilul să o completezi, poate ai primit o inspecție de la ITM sau ANAF și nu știai exact ce documente trebuie să ai pregătite. Indiferent de situație, confuzia din jurul acestui document este reală și frecventă — mai ales printre antreprenorii la început de drum și freelancerii care vând produse fizice.

Vestea bună: fișa de magazie nu este complicată. Odată ce înțelegi ce este, ce informații conține și cum se completează corect conform legislației românești în vigoare în 2026, vei putea gestiona stocurile cu încredere și fără surprize neplăcute.

Idei principale

Fișa de magazie este un document de evidență cantitativă a stocurilor, obligatoriu pentru entitățile cu gestiune de mărfuri.
Se completează pentru fiecare sortiment de produs în parte, la fiecare intrare și ieșire din gestiune.
În România, baza legală este dată de OMFP 2634/2015 privind documentele financiar-contabile.
Poate fi completată manual (pe suport de hârtie) sau electronic, cu ajutorul unui software de gestiune sau facturare.
Erorile în fișa de magazie pot atrage sancțiuni din partea ANAF sau a altor organe de control.
Factureanu oferă o soluție gratuită pentru gestionarea evidenței stocurilor, integrată cu funcționalitatea de e-Factură.

Ce este fișa de magazie?

Fișa de magazie (denumită și fișă de evidență a stocurilor ) este un document contabil primar utilizat pentru urmărirea cantitativă a intrărilor și ieșirilor de mărfuri sau materiale dintr-un depozit (magazie). Concret, pentru fiecare tip de produs existent în stoc, se deschide câte o fișă separată, în care se înregistrează cronologic toate mișcările: aprovizionări, vânzări, transferuri, consumuri sau returnări.

Documentul oferă în orice moment o imagine clară asupra stocului existent (soldul), ajutând la prevenirea lipsurilor sau suprastocărilor și facilitând reconcilierea cu evidența contabilă.

Baza legală în România (2026)

Fișa de magazie este reglementată prin Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, cu modificările și completările ulterioare. Conform acestui ordin, formularul cod 14-3-8 (Fișa de magazie) sau cod 14-3-8/a (Fișa de magazie cu două unități de măsură) este documentul standard utilizat în gestiunea stocurilor.

Atenție: Chiar dacă legislația permite evidența electronică a stocurilor, aceasta trebuie să respecte cerințele de trasabilitate și să poată fi reconstituită și prezentată organelor de control la solicitare. Un simplu fișier Excel nestructurat poate fi respins de inspectorii ANAF.

Cine este obligat să completeze fișa de magazie?

Nu orice afacere are obligația de a ține fișe de magazie, dar categoria este destul de largă. Iată cine trebuie să utilizeze acest document:

Societățile comerciale (SRL, SA etc.) care dețin stocuri de materii prime, materiale consumabile, mărfuri sau produse finite.
PFA-urile și II-urile care desfășoară activități comerciale cu produse fizice și optează pentru sistemul în partidă dublă.
Organizațiile non-profit cu activitate economică ce implică gestiunea de bunuri materiale.
Instituțiile publice care administrează bunuri materiale în depozite proprii.

Dacă ești freelancer și vinzi exclusiv servicii digitale (consultanță, design, programare), fișa de magazie nu îți este relevantă. Dacă însă vinzi produse fizice — chiar și ocazional — situația se schimbă.

Cum arată fișa de magazie: structura documentului

Formularul standard al fișei de magazie conține mai multe câmpuri obligatorii. Înțelegerea fiecăruia este esențială pentru completarea corectă.

Câmp	Descriere	Observații
Denumirea produsului	Numele complet al articolului gestionat	Se completează o fișă separată per sortiment
Unitatea de măsură (UM)	kg, buc, litri, cutii etc.	Trebuie să corespundă cu documentele justificative
Prețul unitar	Prețul de înregistrare al unui articol	Poate fi prețul de achiziție sau costul standard
Data operațiunii	Ziua, luna și anul intrării/ieșirii	Se completează cronologic, fără a sări peste date
Documentul de referință	Nr. facturii, avizului, bonului de consum etc.	Asigură trasabilitatea operațiunii
Intrări (cantitate)	Cantitatea primită în gestiune	Completat la aprovizionare sau transfer intern
Ieșiri (cantitate)	Cantitatea scoasă din gestiune	Completat la vânzare, consum sau casare
Stoc (sold)	Cantitatea rămasă după operațiune	Se calculează automat: Stoc anterior + Intrări – Ieșiri

Fișa de magazie cu două unități de măsură (cod 14-3-8/a)

Există situații în care același produs este gestionat în două unități de măsură diferite — de exemplu, un produs achiziționat în cutii, dar vândut la bucată. În acest caz se utilizează varianta extinsă a formularului, cod 14-3-8/a, care prevede coloane duble pentru cantitate.

Cum se completează corect fișa de magazie: pas cu pas

Completarea corectă a fișei de magazie nu este dificilă, dar necesită disciplină și consecvență. Iată procesul detaliat:

Pasul 1: Deschide o fișă nouă pentru fiecare produs

La începerea evidenței (sau la introducerea unui nou produs în stoc), deschizi o fișă nouă. Completezi antetul: denumirea entității, denumirea produsului, UM, prețul unitar și locul de depozitare (dacă ai mai multe gestiuni).

Pasul 2: Înregistrează stocul inițial

Dacă preiei un stoc existent (de exemplu, la preluarea gestiunii sau la începutul unui an fiscal), înscrii cantitatea inițială pe rândul „sold inițial" sau ca primă intrare, cu documentul de referință aferent (inventar, proces-verbal de predare-primire etc.).

Pasul 3: Înregistrează fiecare intrare

La primirea unei livrări de la furnizor, completezi un rând nou cu:

Data primirii mărfii
Numărul și data facturii sau NIR-ului (Notă de Intrare-Recepție)
Cantitatea intrată
Noul sold (stoc anterior + cantitate intrată)

Pasul 4: Înregistrează fiecare ieșire

La livrarea mărfii către client, la consumul intern sau la transferul către altă gestiune, completezi un rând cu:

Data operațiunii
Documentul justificativ (factură emisă, bon de consum, aviz de expediție)
Cantitatea ieșită
Noul sold (stoc anterior – cantitate ieșită)

Pasul 5: Verifică periodic soldul

La inventarierile periodice (obligatorii cel puțin anual, conform OMFP 2861/2009), stocul faptic (numărat fizic) trebuie să corespundă cu soldul din fișa de magazie. Diferențele constituie plusuri sau minusuri de inventar și trebuie justificate și înregistrate contabil.

Sfat practic: Nu lăsa completarea fișei de magazie pentru sfârșitul lunii. Înregistrează fiecare mișcare în ziua în care are loc. O eroare de o zi poate crea neconcordanțe greu de identificat ulterior, mai ales dacă ai volume mari de tranzacții.

Greșeli frecvente la completarea fișei de magazie

Inspectorii ANAF și auditorii financiari identifică în mod repetat aceleași tipuri de erori. Evitarea lor îți poate salva timp, bani și stres:

Înregistrarea cu întârziere a intrărilor sau ieșirilor, ceea ce face imposibilă urmărirea soldului în timp real.
Lipsa documentului justificativ — fiecare rând completat trebuie să aibă la bază un document (factură, bon de consum, aviz etc.).
Unități de măsură inconsistente — de exemplu, achiziționezi în kg dar ieșirile le înregistrezi în bucăți, fără o rată de conversie documentată.
Solduri negative — un sold negativ indică fie o ieșire neînregistrată anterior, fie o eroare de calcul. Trebuie investigat imediat.
Corectarea cu pastă corectoare sau prin suprascriere — orice corecție în documentele contabile se face prin tăierea cu o linie a valorii greșite, scrierea valorii corecte deasupra și semnătura persoanei care face corectura.
Gestionarea tuturor produselor pe o singură fișă — fiecare sortiment distinct necesită fișa sa proprie.

Fișa de magazie electronică vs. pe hârtie

În 2026, tot mai multe companii românești au migrat la evidența electronică a stocurilor. OMFP 2634/2015 permite explicit utilizarea documentelor în format electronic, cu condiția respectării anumitor cerințe:

Criteriu	Format Hârtie	Format Electronic
Cost inițial	Redus (formulare tipărite)	Poate necesita investiție în software
Risc de erori	Ridicat (calcule manuale)	Scăzut (calcule automate)
Accesibilitate	Fizic, la locul gestiunii	De oriunde, în timp real
Trasabilitate	Necesită arhivare fizică	Log-uri automate, backup digital
Acceptat de ANAF	Da	Da, cu condiții specifice
Scalabilitate	Dificilă la volum mare	Excelentă

Ce trebuie să asigure un sistem electronic de evidență a stocurilor?

Posibilitatea de a reconstitui orice fișă de magazie la orice dată din trecut.
Identificarea utilizatorului care a efectuat fiecare operațiune (audit trail).
Imposibilitatea modificării retroactive a datelor fără a lăsa o urmă vizibilă.
Export în formate standard (PDF, CSV) pentru prezentare la control.

Cum te ajută Factureanu cu gestiunea stocurilor

Dacă ești antreprenor, fondator de startup sau freelancer care vinde produse fizice, probabil nu vrei să pierzi ore întregi completând manual fișe de magazie pe hârtie. Exact pentru aceasta există Factureanu — un software de facturare complet gratuit, conceput special pentru companiile românești.

Pe lângă emiterea de facturi (inclusiv e-Factură , conform cerințelor ANAF), Factureanu îți permite să urmărești stocurile în mod automat: la fiecare factură emisă, cantitățile corespunzătoare sunt scăzute din stoc, iar la fiecare achiziție înregistrată, stocul se actualizează. Practic, fișa de magazie electronică se completează singură, pe măsură ce lucrezi.

Avantajele utilizării Factureanu pentru evidența stocurilor

100% gratuit — fără costuri lunare, fără taxe ascunse.
Integrat cu e-Factura — trimiți facturi direct în sistemul ANAF fără pași suplimentari.
Actualizare automată a stocurilor la fiecare tranzacție înregistrată.
Rapoarte de stoc disponibile oricând, exportabile pentru control sau audit.
Interfață în română , intuitivă, fără curbă de învățare abruptă.
Acces de pe orice dispozitiv — laptop, tabletă sau telefon.

Inventarul și reconcilierea cu fișa de magazie

Conform reglementărilor contabile românești, orice entitate este obligată să efectueze cel puțin un inventar anual al bunurilor materiale. La inventariere, stocul faptic (numărat fizic) se compară cu soldul din fișa de magazie. Diferențele constatate se clasifică astfel:

Plus de inventar — stocul fizic este mai mare decât soldul din evidență. Poate indica neînregistrarea unor intrări sau o eroare de calcul la ieșiri.
Minus de inventar — stocul fizic este mai mic decât soldul din evidență. Poate indica furturi, degradări neînregistrate, erori la înregistrarea ieșirilor sau perisabilități.

Ambele tipuri de diferențe trebuie justificate printr-un proces-verbal de inventariere și regularizate contabil, cu aprobarea conducerii entității. Minusurile de inventar imputabile (din vina gestionarului) sunt suportate financiar de acesta.

Important pentru 2026: ANAF a intensificat controalele privind corelarea dintre facturile emise/primite (vizibile în sistemul e-Factura) și evidența stocurilor. Dacă emiți o factură pentru un produs, dar acel produs nu apare ca intrat în gestiune, discrepanța este detectabilă automat. Asigură-te că evidența ta de stocuri este sincronizată cu fluxul de facturare.

Întrebări frecvente despre fișa de magazie

Este obligatorie fișa de magazie pentru un SRL cu un singur angajat?

Da, dacă SRL-ul desfășoară activitate comercială cu produse fizice, obligația de evidență a stocurilor există indiferent de numărul de angajați. Forma în care se ține evidența (hârtie sau electronic) este la latitudinea entității, dar conținutul informațional trebuie să respecte cerințele OMFP 2634/2015.

Cât timp trebuie păstrate fișele de magazie?

Conform art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991, documentele financiar-contabile se păstrează timp de 5 ani , calculate de la data încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite. Statele de salarii se păstrează 50 de ani, dar fișele de magazie intră în categoria documentelor cu termen de 5 ani.

Poate completa fișa de magazie orice angajat al firmei?

Nu. Fișa de magazie este completată de gestionarul desemnat — persoana responsabilă de gestiunea acelui depozit. Aceasta poartă răspunderea pentru realitatea datelor înregistrate. Contabilul verifică și reconciliează datele, dar nu completează fișa în locul gestionarului.

Ce se întâmplă dacă nu am fișe de magazie la control?

Absența sau necompletarea corectă a documentelor de evidență a stocurilor constituie contravenție și poate atrage amenzi conform Legii contabilității și ale Codului de procedură fiscală. În plus, organele de control pot estima din oficiu obligațiile fiscale, ceea ce de regulă este mult mai nefavorabil decât evidența reală.

Concluzie: Fișa de magazie nu este un obstacol, ci un instrument

Fișa de magazie este mai mult decât o cerință birocreatică — este instrumentul care îți oferă controlul real asupra stocurilor tale. Știi exact ce ai, cât ai și de unde provine fiecare unitate de produs. Aceasta înseamnă decizii de aprovizionare mai bune, pierderi mai mici și o relație fără stres cu organele fiscale.

Dacă gestionezi stocuri singur sau cu o echipă mică, nu ai nevoie de un sistem ERP scump și complex. O soluție gratuită și intuitivă, precum Factureanu , îți oferă tot ce ai nevoie: evidența stocurilor, emiterea de facturi și conformitatea cu e-Factura ANAF — într-un singur loc, fără costuri.

Începe astăzi să ții o evidență corectă a stocurilor tale și scapă de grija auditurilor surpriză. Cu instrumentele potrivite, fișa de magazie devine o rutină de câteva secunde, nu o corvoadă de câteva ore.